Een bedrijfsruimte huren voor uw onderneming, hoe gaat dat in zijn werk?
Startende ondernemers kiezen vaak voor hun eigen thuis als bedrijfslocatie. Maar naarmate de onderneming groeit moet al snel worden gezocht naar een grotere bedrijfsruimte. Hoe spannend het huren van een nieuwe kantoorruimte ook kan zijn, het is belangrijk om je research te doen en een ruimte te vinden die u bedrijf zal helpen bij de groei. Een kantoorruimte kan u merk bekendheid geven, een gevoel van legitimiteit voor uw bedrijf creëren en de productiviteit van uw team verhogen.
Hier zijn alvast enkele zaken waar u rekening mee dient te houden.
Kies de bedrijfsruimte die bij uw past
Vereisten kunnen sterk verschillen per bedrijf, branche en geografische locatie. Hoewel grote ondernemingen mogelijk geïnteresseerd zijn in gebouwen die een opslagplaats hebben, kunnen startups en beginnende ondernemers meer profiteren van een coworking-ruimte of een kleiner privé kantoor.
Naast kantoorruimte kan het ook zijn dat je op zoek bent naar een pand voor je winkel of horecazaak. Hoe dan ook bedenk vooraf beter hoe de groei van uw zaak er uit zal zien binnen de huurperiode en hoeveel vierkante meter u nodig denkt te hebben.
Doe je research omtrent de omgeving
Het is van vitaal belang dat je een locatie kiest die gemakkelijk toegankelijk is voor uw team en klanten. Is er openbaar vervoer in de buurt? Heeft het kantoor genoeg parkeergelegenheid en een fietsenstalling? Uw team kan ook een locatie waarderen met nabijgelegen lunchroom en restaurants om uit te kiezen.
Is uw bedrijf meer gericht op de logistieke taken, dan zal een locatie op een bedrijfsterrein nabij een luchthaven of snelwegen wellicht interessanter zijn.
Ga na welke voorzieningen er aanwezig zijn
Een moderne kantoorruimte huren betekent beoordelen welke voorzieningen bij de prijs zijn inbegrepen. Uw team een volledig functionele ruimte en moderne voorzieningen bieden, kan een wereld van verschil maken. Zo bieden heel wat bedrijfsruimtes bijvoorbeeld ook glasvezel internet, vergaderzalen, postbezorging, gemeubileerde ruimtes en parkmanagement.
Vergelijk prijzen
Een ruimte en locatie die aan je verwachtingen voldoet is één iets, maar uiteraard moet de prijs ook nog haalbaar blijven. Het kan dus zeker geen kwaad om meerdere panden te gaan bekijken en de huurprijzen te vergelijken. Hou er rekening mee dat u voor een middenstandsbedrijfsruimte wettelijk vast zit aan een bepaalde periode. Dit is voor minimum twee jaar of een termijn van 5+5 jaar. Bij andere bedrijfsruimtes is de huurperiode zelf te bepalen.
Een bedrijfsruimte huren is ook vrijgesteld van btw, tenzij u als ondernemer met de verhuurder overeenkomt de huur toch te laten belasten met btw. Dit kan in sommige gevallen voordeliger zijn, maar dat bespreekt u het beste met een boekhouder.
Lees uw huurovereenkomst goed na
Wanneer u uiteindelijk beslist een bepaalde ruimte te gaan huren, dan legt u het best alles vast op papier. Stel een huurovereenkomst op waarin alles wordt vastgelegd. Een huurcontract omvat onder meer een omschrijving van het oorspronkelijke pand (met foto's), de oppervlakte, de huurprijs en wat dit alles omvat, de bestemming van de bedrijfsruimte, de looptijd van het contract en de voorzieningen die het pand heeft. Verder kunnen ook afspraken omtrent gas en elektriciteit of onderverhuur in het contract worden vermeld.
Huren van een bedrijfsruimte kan lastig zijn omdat u kan vasthangen aan een bepaalde huurperiode en u niet altijd eenvoudig aanpassingen kan doen aan het gebouw zonder overleg met de verhuurder. Toch is het voordeliger dan een bedrijfsruimte kopen. De huur opzeggen is makkelijker dan een pand effectief verkopen en het vraagt een minder grote investering voor uw onderneming.